みなさんは1日分の成果が吹っ飛んだことはありますか。
ぼくはあります。吹っ飛んだことに気がついたときは動悸と冷や汗が泊まりませんでした。
よくあるのが作業中セーブしていなくて突然電源が落ちたとかですが、「こまめにCtrl-Sでセーブしていたと思っていたらできていなかった」という事象に遭遇したので注意喚起も兼ねて共有します。
なお、PowerPoint 2013以降では修正済みですので、ご安心ください。
事象：上書き保存ボタンをクリックしても保存されない
発生した事象は超単純です。Ctrl-Sを押しても上書き保存ボタンをクリックしてもどうやっても保存されないというものでした。さすがに僕も社会人の端くれであるので、こまめにセーブを行っています。ですがCtrl-Sを押してもセーブされないのであればどうしようもありません。更に言うと、セーブできませんでしたといったメッセージや、PowerPointを終了させるときに保存していませんが大丈夫ですかといった確認メッセージも出ないので、いかにも保存できているような錯覚にとらわれてしまうのです。
これだけやらなければ大丈夫
セーブできないまま沈黙なんて怖くて仕方がないですよね。ですが、下記の条件のすべてを満たさなければ起きない事象なので安心してください。
なかなか下記のことをやる人はいないと思いますが・・・。
・再現する条件
- PowerPoint2010を使っている
- ファイルサーバ上のpptxファイルを編集する
- ファイルを既に開いた状態で、同じファイルを「新規作成」で開く
再現手順
ファイルサーバ上のpptxファイルを編集する。
企業だとファイルサーバに置いたpptxファイルを編集することがよくあるのではと思います。
ポイントはファイルサーバ上にあるのでファイルを開いた際に「保護されたビュー」として開くことでしょうか。
こういうバーが出る場合です。
ここで「編集を有効にする(E)」をクリックして編集を有効にしてください。
「新規作成」で同じファイルを開く
前に記事にもしたことがあるんですが、右クリックから「新規作成」をクリックして開くことで、別ファイルとして開くことが出来ます。ファイルサーバ上にあるもので間違ってCtrl-Sを押してしまうとタイムスタンプが変わってしまったりするので、自分の管理外のファイルや大切なファイルは「新規作成」で開くようにしています。
同僚が当たり前のように使っていてビビったWindows操作Tips 5選 - 後悔日誌
僕は今回、ページ数が数十ページあるPowerPointを編集していました。
そのなかで、別のページを見ながら編集したいなあと思ったのです。
ならば、1ウィンドウで編集しながら、もう1ウィンドウで別のページを見ればいいじゃんと思ったのです。
画面左が編集していた画面、画面右が新規作成で開いた画面です。
新規作成で開くと、なぜかもともと編集していた画面にも「保護されたビュー」が出現するのです。ほんらいであればここで「おや？」と思っておくべきでした。
もういっかい左の画面で「編集を有効にする(E)」をクリックするとなぜか両方の「保護されたビュー」が外れます。ここでもおや？と思っておくべきでした。
そうして別のページを見たい作業を終え、右の画面は閉じました。
その後も一日作業があったので、こまめに「上書き保存」をしながら資料を作成していきました。
満足してPowerPointを閉じ、もう一度開くと
もうそれは何十回も「上書き保存」をしていますし、「上書き保存」から変更がないわけですから、PowerPointを閉じるときも何もメッセージは出ません。
そして作った資料をお客様に送ろうともう一度開いてみると・・・。
消えてるゥゥゥゥゥゥゥゥゥゥゥゥゥゥゥゥゥゥゥ
リカバリもできない
Office系のソフトは保存を忘れて閉じてしまった場合のためにバックアップをとってくれます。
今回リカバリフォルダを見てみたのですが、なにもありませんでした。
あたりまえというか、PowerPoint自身が「変更があった」ことを認識していないのですから、バックアップも取るわけがないのです。
なので、もう一度泣きながら行った変更をやり直し、お客様には送付が遅くなったことを謝りながら送付しました。
PowerPoint 2013では
別のパソコンにPowerPoint 2013が入っていたので試したところ、上書き保存ボタンを押したときに「PowerPointが不安定な状態になっています」という旨のメッセージが表示されるようになっていました。
そのため、名前をつけて保存をすれば成果を保存することができます。
終わりに
- 僕の一日をかえして欲しい。
- イレギュラーな操作はやめよう
- おや？と思ったらそこで立ち止まろう